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秘书的岗位职责

时间：2023-03-27 12:40:18 岗位职责我要投稿

秘书的岗位职责

　　在日常生活和工作中，岗位职责的使用频率逐渐增多，制定岗位职责可以减少违章行为和违章事故的发生。那么岗位职责的格式，你掌握了吗？以下是小编为大家整理的秘书的岗位职责，仅供参考，大家一起来看看吧。

秘书的岗位职责

秘书的岗位职责 1

　　1、负责董事长工作议事日程安排及内外宾客的接待与工作协调;

　　2、负责董事长会议安排及会议部署的推进及跟踪;

　　3、负责董事长及董事会其他领导的日常商务外出安排及相关证件办理，如：票务预订、酒店安排、签证办理等;

　　4、负责协助董事长与投资人和其他利益相关方的沟通协调以及关系维护工作;

　　5、董事长交代的`其他工作。

秘书的岗位职责 2

　　1、协助总经理，负责总经理公关活动安排及相关协调事宜;

　　2、负责总经理办公会议、专家论证会议等重要会议的筹备工作;

　　3、撰写和跟进落实总经理办公会议、专家论证会议及其他重要会议等会议纪要，并落实执行情况;

　　4、根据公司发展战略，协助总经理起草公司年度工作计划、年度工作总结和其他重要文件;

　　5、负责收集各职能部门的日常营运的数据信息，汇总整理分析后上报给公司高层领导及相关人员;

　　6、协助人事行政部负责人根据各类异常信息，对各部门的管理流程、管理方法进行分析，查找矛盾点，提出有效的分析、建议，并协助相关部门拟定改进措施或方法;

　　7、负责对总经理直接管辖下的部门责任人进行工作监督，管理各责任人的工作报告;

　　8、协助总经理做好领导接待、内外协调沟通等公共关系工作;

　　9、领导安排的.其他相关工作。

秘书的岗位职责 3

　　1、协助董事长公司经营业务范畴对外公共关系的联络，并参与商务接待工作。

　　2、参与并协调公司管理经营工作，督促各部工作，并及时上报。

　　3、落实并执行董事长指示，协调各部门工作。

　　4、组织安排办公会议，根据会议纪要精神做好协调、督办工作。

　　5、完成董事长交办的`其它事项

秘书的岗位职责 4

　　1、起草公司年度工作总结及董事长讲话稿;

　　2、起草公司股东会和董事会的会议材料;

　　3、董事长日常事务办理的协助工作，协调安排董事长的工作日程和参与相关活动;

　　4、做公司会议的组织工作和会议纪录;

　　5、协助董事长进行客户接待、公关、谈判工作;

　　6、公司制度的.草拟;

　　7、对董事长指示事项进行跟踪和督办;

　　8、董事长重要文件及信件的处理和保管工作;

　　9、根据公司的保密守则保守公司秘密;

　　10、负责内外部公文办理，文书档案管理及重要资料管理工作。

秘书的岗位职责 5

　　1、协助制定分解地产项目工作计划；

　　2、组织筹备各项会议，落实会议材料，督办决策事项；

　　3、跟进项目启动至交付的工作进度及运营效果；

　　4、协助优化地产版块各项管理制度

　　5、协助处理总经理日常来访接待工作及对外商务活动；

　　6、其它交办事项。

秘书的岗位职责 6

　　(一)学术工作部分

　　1.实验室、研究室重大活动、日常学术交流活动组织、协调;

　　2.实验室、研究室资料收集、整理、汇编，完成各类工作汇报、调查、统计任务。

　　(二)行政工作部分

　　1.实验室、研究室研究生管理;

　　2.实验室、研究室信息宣传;

　　3.实验室、研究室对外交流与接待;

　　4.实验室、研究室行政会议组织、落实;

　　5.实验室、研究室制度建设;

　　6.实验室、研究室日常事务工作;

　　7.科研处、研究室及实验室领导交办的其他工作以及与所各部门协调工作。

秘书的岗位职责 7

　　1、总经办接待工作：接听电话；引导客人进入会议室，倒茶，通知相关人员会见；签收信件快递等；

　　2、各类行政公文（通知、请示、呈报、发函、会议纪要、总结等）的起草、呈送、复印、分发、催办、登记、清退、归档；

　　3、填报开发公司月报表，于次月12日上交报表；

　　4、编制房地产市场月报表；

　　5、填报统计（番禺统计）局房地产统计报表，每月月底前上交；统计年报于次年1月前上报；

　　6、公司各类档案管理工作（归档、分发合同、借阅等）；

　　7、公司营业执照年审，填报年检报告书，准备年检材料；

　　8、联系保险公司，购买公司车辆强制险及商业险；

　　9、公司网络、办公设备（电脑、复印机、打印机、指纹机等）维护、管理与报修；

　　10、跟进各部门合同审批单审批流程，合同款付款申请；

　　11、负责打扫会议室、总经办卫生，以及会议室与总经办花草的护理；

　　12、核算工地后勤费用、每月办公室物业水电费；

　　13、制定月度物资使用计划，做好物资的采购、验收、入库、发放和管理工作；

　　14、公司固定资产的管理，定期进行盘点；

　　15、每周预定团队活动场地，准备相关物资（球、水等）；

　　16、总经理（番禺总经理）、副总经理、各部门经理交办的`其他工作。

秘书的岗位职责 8

　　1、协助董事长处理各种日常内外事务及对外公共关系；

　　2、负责管理和协调董事长的日程、出差和会议安排，以及日常联络通信工作（包括电话、Email、传真等）和其他行政事务；

　　3、负责重要来访客人的接待、外国客人接待安排，协助与重要客户、政府部门等保持良好关系；

　　4、负责会议决定事项的跟进、督促并确认进展情况，随时提供信息反馈；

　　5、协助董事长推动公司各项业务，组织完成公司整体业务计划

　　6、建立并维护各种机密文件、记录和有关文档；

　　7、处理董事长交办的'专项事宜。

秘书的岗位职责 9

　　1、负责董事会秘书处日常工作;

　　2、负责起草董事会相关文件;

　　3、负责草拟校企、校地合作文本，加强与合作方的`沟通和联系;

　　4、负责董事会、合作单位走访和来访，做好相关安排和接待工作;

　　5、加强校内协调沟通，落实相关合作内容;

　　6、负责组织董事会年会、校企合作研讨会等相关活动;

　　7、负责董事会基金、协议款项的募集;

　　8、做好领导交办的其他工作。

秘书的岗位职责 10

　　一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。

　　二、负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和蔼，做到积极主动、不推诿、不拖拉。

　　三、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出差错。

　　四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的.会议安排。

　　五、负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时协助公司领导起草有关行政文件。

　　六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。

秘书的岗位职责 11

　　1、协助主管理处理日常事务，负责各种会议纪要及各类文件的分类、打印、发送、归档、整理工作，协助主管做好往来函电的.处理;

　　2、协助主管对公司进行团队管理，负责公司具体工作的记录、跟踪、检查、督促等并提出合理化建议;

　　3、协助主管处理日常事务、后勤保障工作及各职能部门的联络、协调工作。

秘书的岗位职责 12

　　1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；

　　2、参加由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；

　　3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理；

　　4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；

　　5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作；

　　6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作；

　　7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；

　　8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；

　　9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）；

　　10、完成总经理临时交给的其它工作。

　　总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质：

　　1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力；

　　2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；

　　3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；

　　4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；

　　5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。

　　总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的`形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢？专家指出有五种方法，值得借鉴：

　　1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

　　2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。

　　3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。

　　4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录

　　以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

　　5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。

　　有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。常见的错误有：

　　1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

　　2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。

　　3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理作出某些工作约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己的协助而不是代替总经理工作。

　　作为酒店总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己的组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。