前台岗位职责

时间:2019-11-26 12:03:57 岗位职责 我要投稿

前台岗位职责

  引导语:前台是公司的门面,应该仪容规范,有礼貌。下面是小编给大家带来前台岗位职责,供大家参考!

前台岗位职责

  一、行政前台接待

  1、接待来访者

  接待不明目的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人。若访问对象是公司领导,应向其秘书确认约见时间,并通知其接待。

  2.、接待咨询者

  若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的人员来协助接待。

  3、接听电话

  接听电话时,应先说“您好,京溪公司”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息及时转告相关人员(注:不可随意将公司领导的联系电话透漏给他人)。

  (1)、若来电人提出要求,须记录的必须及时记下。如需转达他人的,需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。

  (2)、 接电话时必须注意礼仪,语速平和,保持自然、得体、大方的形象,话机与脸庞成45度角,身体不得倾斜,不得嘴里吃东西,不得前仰后合。说话时控制音调,不得过于吵闹。

  (3)、接电话尽量长话短说,如遇客人投诉电话,需安排客人情绪的,应耐心安抚。私人电话不要超过三分钟。

  (4)、接电话不得先于来电人挂机。(私人电话除外)。

  4、接待推销人员

  上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知

  上班时间在公司推销,会影响他人工作。

  二、信件及报刊杂志转交

  收到信件及报刊杂志时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是公司总经理或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。

  三、快递管理

  1.、接待快递员

  熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式。

  2、 转交快递

  收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。若收件人是公司总经理或其他高管,应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。

  四、会务工作

  1.、会议前准备工作

  主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,及时记录准备工作内容,并积极协助;做好会议室准备工作等工作。

  2、会议中服务工作

  维护会议室外环境安静,根据会议组织者要求,适时为参会者准备茶水饮料,并随时待命,协助做好其他会务工作。

  3、会议后完善工作

  负责检查和关闭会议室电子设备及电器;整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。

  五、行政前台日常事务

  1、保证前台电子设备的正常使用

  前台电脑、电话等电子设备,若设备发生故障可以先找同事检查,若无法维修,可请同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。

  2、前台电源管理

  每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。

  3、公司钥匙管理

  前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙,前台应妥善保管以备使用。

  4、其他日常工作职责

  (1)、为公司来客设立登记本,所有来公司人员均须登记,(老板的熟朋友或施工部人员可免登记)。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。

  (2)、上班时间必须在岗。如因公务需外出,经直接领导批准可离岗。外出期间,由直接领导安排前台接待人员,必须保证前台无空岗。如无法安排人员,前台接待人员不得外出。私事不得离岗。

  (3)、日常工作以前台接待为主,复印、打印工作为辅。协助行政专员进行复印、打印。

  (4)、必须掌握复印机、传真机、碎纸机的使用方法,当行政专员没空的时间可复印、打印。离岗时必须向直接领导说明,由领导安排人员在前台。

  (5)、 前台包括整个前台及办公椅必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。

  (6)、除公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花外,不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。不得在前台吃食物。

  (7)、前台只能由接持人员坐,其他人员不得进入前台就座。公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,但不得超过

  十分钟。需超过十分钟的,应改在其他办公室进行,前台接待人员向上级领导申请安排。

  (8)、协助保洁专员做好前台的`清洁工作。

  六、仪容仪表要求

  1、 公司订制制服的,须穿着制服上班。无订做制服时,须穿职业装,或干净整洁的正规服装。保持清洁卫生整齐

  2、 不得露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。不得装过短的裙装。

  3、 头必须经常洗,梳理整齐,不得有头皮屑。

  4、常剪指甲,保持清洁,不得留长指甲,不能涂指甲油,指甲内不得有黑色物状。

  5、上班期间应化淡妆,除戒指外不

  6、得佩戴饰物。不得在前台化妆。

  7、 保持良好的站、坐、走姿。站时须挺胸收腹沉肩。坐时不得前仰后靠,不得摇头晃脑,东张西望。走时保持站的基础上,水平向前,平稳适中。

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